Hotel
Software per ogni esigenza
Descrizione
Hotel è il software per la gestione di tutte le strutture ricettive a partire dal piccolo albergo al grande centro congressi.
Innovativo, flessibile, completo. ll prodotto trova facile ed immediata applicazione in strutture ricettive di qualunque categoria gestendone tutti gli aspetti organizzativi ed amministrativi garantendo un efficiente controllo di gestione.
Caratteristiche principali
Prenotazioni
- Inserimento dati anagrafici e ricerca clienti con collegamento immediato ad una nuova prenotazione
- Archivio clienti, agenzie viaggi, ditte, con possibilità di stampa elenchi, etichette, buste
- Gestione prenotazioni singole, di gruppo, con conti separati, per clienti privati o convenzionati con agenzie o ditte, eventualmente con listini prezzi personalizzato
- Gestione Storico: per ogni cliente è possibile sapere se è già stato alloggiato, in quale periodo, in che camera, con quale retta giornaliera Ricerca automatica e visualizzazione delle camere disponibili nel periodo richiesto, con indicazioni anche delle camere parzialmente libere
- Quadro prenotazioni aggiornato in tempo reale ad ogni inserimento o variazione di prenotazione, con possibilità di intervenire direttamente sulle prenotazioni dal quadro stesso
- Elenchi clienti alloggiati, in arrivo, in partenza, liste prenotazioni, lista opzioni scadute, pianta del giorno
- Gestione dello Stato prenotazione (confermata, wait list, in attesa di conferma, ecc.)
- Denominazione tipologie occupanti personalizzabile (Adulti, bambini, ragazzi, infanti, ecc.)
- Gestione caparre
- Generazione automatica di lettere o email di conferma prenotazione o altri documenti
- Archiviazione automatica della corrispondenza con i clienti (lettere, email)
Quadro prenotazioni
Possibilità di spostare il percorso di una prenotazione
direttamente sul quadro
Possibilità di aggiungere una prenotazione singola o di gruppo
Pannello di preventivi telefonici veloci
Selezionando il periodo è possibile visualizzare la disponibilità
delle camere in tempo immediato
- Possibilità di ingrandimento del quadro prenotazioni per facilitare la lettura
- Possibilità di posizionare il quadro su una camera selezionata
- Aggiornamento del quadro in tempo reale
- Possibilità di spostare una prenotazione in un’altra camera selezionando solo il numero della camera da spostare e il nuovo collocamento
- Calendario eventi
- Indicatori di inizio e fine prenotazione
- Stampa quadro prenotazioni
- Ricerca immediata della prenotazione o della schedina
- Visualizza l’elenco delle camere libere e i numeri di giorni
Pubblica sicurezza
- Inserimento e variazione schedine con ricerca automatica sullo storico per i clienti abituali
- Elenco arrivi, partenze, presenze, compleanni clienti
- Archivio automatico delle tipologie documenti, dei comuni italiani e delle nazioni del mondo
- Stampa schedine
- Gestione ed evidenziazione delle schedine incomplete
Situazione e piano camere giornaliero
- Situazione camere giornaliera, con indicazione dell’occupazione delle stanze, del loro stato (sporco/pulito) e gestione dei guasti/manutenzioni
- Piano camere giornaliero con possibilità di filtro per tipologia, sistemazione, camera, settore
- Stampa situazione e piano delle camere
Pannello di controllo giornaliero
- E’ un pannello dal quale è possibile gestire contemporaneamente gli arrivi, le presenze, le partenze, le sale congressi e i banchetti relativi alla giornata in corso. Da questo unico pannello giornaliero è possibile controllare in tempo reale quali sono gli arrivi ancora da attendere, i check-out (partenze) ancora da fare, e quali sono le camere occupate (per addebitare gli extra). È possibile inoltre stampare il cruscotto giornaliero o periodico degli impegni della struttura nei vari reparti.
- I riquadri disponibili nel pannello, la cui presenza e dimensione può essere configurata e personalizzata sono:
Arrivi: elenca, in ordine di camera, le prenotazioni con camera non ancora assegnata la cui data di arrivo coincide con quella odierna; è possibile farne il check in Presenze: elenca le camere occupate, non in partenza
Partenze: elenca le camere la cui data di partenza coincide con quella odierna; è possibile modificare la prenotazione o gestirne la main courante per effettuare il check-out
Sale Congressi: elenca le manifestazioni in programma per la data odierna nelle sale congressi
Banchetti: elenca i banchetti inseriti nella Gestione Banchetti della Gestione Ristorante
Ordini di Servizio: consente la registrazione e consultazione degli Ordini di Servizio (OdS), appunti, commenti o promemoria che vengono lasciati da un utente all’altro su questo riquadro sempre visibile e consultabile. Gli OdS vengono divisi tra Non Evasi (attività ancora da eseguire), Evasi (attività eseguita) o Annullati (OdS inserito per errore o non più necessario) è possibile modificare la prenotazione o gestirne la main curante
Creazione e gestione listini prezzi
- Hotel Automation gestisce le nuove logiche di creazione e gestione listini prezzi superando la vecchia concezione del “trattamento” limitata alle sigle PC, MP, BB, PN e AP. Questo svincola da qualunque limite la possibilità di creare prezzi e trattamenti personalizzati, di utilizzare listini a persona o a camera, di creare dei veri e propri “pacchetti”.
- Caratteristiche principali:
Gestione Listini
Concetto di Prodotto
Concetto di Pacchetto
Stampe varie di gestione
- Clienti alloggiati e clienti alloggiati per trattamento
- Clienti in arrivo e clienti in arrivo per trattamento
- Clienti in partenza
- Lista anagrafiche generale e per canale/segmento
- Lista prenotazioni e lista prenotazioni con dettaglio retta
- Arrivi e partenze
- Mancati arrivi
- Pianta del giorno
- Cambio biancheria
- Camere disponibili
- Situazione ed elenco allotment
- Elenco prenotazione sale
- Elenco caparre
- Previsioni presenze ristorante
- Etichette Barcode tessere
- Camere con guasti
- Situazione camere periodica
- Studi di settore aggiornati con la normativa vigente
Gestione conti ed extra
- Addebito automatico sul conto della retta giornaliera
- Facile ed immediata registrazione degli extra tramite l’uso di un palmare o altri dispositivi mobile, tramite listino prezzi automatico
- Gestione addebiti con chip card, card trasponder, a consumo o prepagato
- Possibilità di separare il conto degli extra dal conto della pensione
- Gestione di listini con extra all inclusive
- Possibilità di separazione o unificazione finale dei conti
- Unificazione dei conti degli extra di un gruppo
- Possibilità di conto anticipato
- Gestione di forme di pagamento multiple anche sullo stesso conto
- Stampa di ricevute fiscali, fatture, proforme, in diversi formati (sintetici o analitici)
- Archiviazione automatica in PDF dei documenti
Gestione tassa di soggiorno
- Tassa a importo fisso
- Tassa a importo fisso con gestione dei limiti di giorni del soggiorno
- Tassa a scaglioni con variazione in base alle tariffe
- Tassa separata dal conto del cliente
- Gestione esclusione dalla tassa (es.Bambini, anziani, disabili…)
- Possibilità di addebito della tassa all’agenzia
Gestione agenzie viaggi e ditte
- Gestione di un numero illimitato di contratti con un numero illimitato di agenzie
- Gestione allotment di agenzia
- Fatturazione differita alle agenzie o ditte
- Gestione delle prenotazioni no credit, half credit e full credit
- Gestione dei sospesi e dello scadenzario per fatture da incassare
- Archiviazione automatica della corrispondenza con le ditte
Gestione promozione e mailing
- La possibilità di selezionare attraverso molteplici parametri (città, sesso, età, abitudini…) liste di clienti a cui inviare lettere, mail o messaggi mirati
- L’invio può essere effettuato anche con SMS grazie all’acquisto dell’apposito modulo software (modulo SMS)
Controllo di gestione
- Chiusura contabile giornaliera con l’indicazione della produzione e degli incassi
- Evidenziazione dei sospesi, degli addebiti in corso, dello storico, addebito dei conti aperti
- Elenco documenti emessi e corrispettivi
- Controllo di cassa e analisi delle tipologie di pagamento
- Prospetto mensile dei corrispettivi e del riparto aliquote IVA
- Manager Report con le statistiche dell’occupazione presenze e camere, per segmento di mercato
- Calcolo degli indici operativi
Statistiche
- Previsione produzione e presenza
- Statistica presenze
- Statistica arrivi per nazione
- Statistica fatturato per agenzie
- Statistiche fatturato agenzie periodico
- Statistica occupazione camere
- Riepilogo alloggiati per agenzia
- Statistica produzione per segmento/canale/settore
- Statistica andamento prenotazioni
- Statistica storica produzione
- Statistica produzione per intermediario
- Simulazione incassi
- Previsione presenze per listino
- Esito prenotazioni
- Previsione presenze per canale di vendita
- E tante altre
Sale congressi e piano prenotazioni sale
- Prenotazione di singole sale con gestione degli orari e degli allestimenti necessari
- Possibilità di prenotazioni cumulative di sale per eventi complessi
- Gestione dei coffee break, colazione di lavoro
- Addebiti specifici per servizi congressuali
Ristorante con gestione semplificata
- Archivio piatti, gestibile fino ad otto lingue
- Formazione e stampa di menù del giorno in vari formati e in più copie
- Composizione del menù pranzo e cena
- Conteggio comande e stampa lista di servizio per cucina e camerieri
- Previsione presenze hotel per colazione, pranzo e cena. Il sistema si aggancia automaticamente al listino ristorante definito nella prenotazione per determinare se l’addebito della consumazione è a pagamento o incluso nel pacchetto acquistato
- Budget costi
- Chiusure contabili
- Conto ristorante
Gestione prima nota semplificata
- Archivio anagrafiche, fornitori, cassa, banche, dipendenti, camerieri
- Inserimento movimenti di prima nota con causali automatiche per la registrazione di fatture, incassi, pagamenti, entrate ed uscite, con l’aggiornamento immediato delle schede banche, fornitori, cassa e dipendenti
- Scheda contabile
- Scadenziario
- Gestione dipendenti
- Stampe anagrafiche
- Riepilogo IVA
Gestione magazzino semplificato
- Archivio articoli di magazzino con riepilogo carichi e scarichi
- Elenco articoli con indicazione delle quantità in rimanenza e del valore globale rimanenze
- Scarico automatico del magazzino degli articoli addebitati sui conti dei clienti
Stampa inventario di magazzino con totale merci entrate, uscite, in rimanenza